Connecter Klipfolio avec Pipedrive

Cet article de blog montre comment l’outil de gestion des ventes Pipedrive peut être rapidement et facilement connecté à Klipfolio.
Dans le processus, différents fichiers JSON doivent être générés et créés comme sources de données dans Klipfolio.

Qu'est-ce que Pipedrive - une brève introduction

Avant de commencer l’article à proprement parler, nous présentons brièvement Pipedrive.
Pipedrive est un système de CRM. Il offre à l’équipe de vente la possibilité d’enregistrer, d’évaluer et de prévoir les différentes étapes entre les activités de vente. Des contacts peuvent être créés à tout moment, des rapports peuvent être générés et des données externes provenant d’autres outils peuvent être connectées à Pipedrive.

En bref, il soutient l’équipe de vente dans divers processus de vente.

Connecter Klipfolio avec Pipedrive

Venons-en maintenant au véritable sujet de cet article de blog.

Étape 1 : Trouver le jeton Pipedrive

Afin de charger automatiquement les données de Pipedrive dans Klipfolio, nous avons d’abord besoin du jeton Pipedrive. On peut le trouver après s’être connecté à Pipedrive sous :

Paramètres (visible à l’extrême droite dans la liste déroulante) sous la rubrique Autre « API ».

Ce jeton peut maintenant être copié.

Remarque :
De nombreuses personnes publient leurs jetons dans des forums sur Internet. Vous ne devez pas le faire, sauf si vous souhaitez que des étrangers puissent accéder aux données de votre compte Pipedrive.

Etape 2 : Créer une nouvelle source de données dans Klipfolio

Maintenant que nous avons un jeton, nous pouvons nous connecter à Klipfolio et rechercher le connecteur de service « Pipedrive » dans la navigation sous « Library » à « Create a New Data Source« .

Après avoir trouvé Pipedrive et cliqué dessus, vous pouvez sélectionner une requête de données prête à l’emploi dans la fenêtre suivante ou créer votre propre requête de données.
Dans notre exemple, nous créons notre propre requête. Nous allons donc maintenant cliquer sur « Create a custom Pipedrive data source« .

Nous arrivons maintenant à la dernière étape de la requête de données Pipedrive dans Klipfolio. Afin d’obtenir les données souhaitées à visualiser, une requête ou une URL comprenant certains paramètres doit être saisie dans le champ « Query URL ».

On peut voir que la requête est déjà saisie pour tous les types de transactions (gagnées, perdues, ouvertes) sans restrictions ni intervalle de temps spécifique. Seule la chaîne <yourApiToken> dans l’URL de la requête doit être remplacée par le jeton copié à l’étape 1.

Maintenant nous pouvons interroger les données via le bouton « Get Resource« .

Si l’URL de requête est saisie correctement, les données Pipedrive sont affichées dans un JSON.

Dans le champ « data » du JSON, vous pouvez saisir, entre autres, des données sur :

Le bouton « Continue » permet ensuite d’enregistrer la requête de données sous un nom dans la fenêtre suivante.

Remarques :

Problème – « limit 100 » :

Habituellement, l’équipe de vente a beaucoup de données ou d’affaires dans Pipedrive après un certain temps. Cependant, avec la requête créée ici, seuls 100 éléments (ici : les transactions) sont affichés. Ainsi, certaines données qui pourraient être importantes pour la visualisation peuvent manquer.

Extension avec « limit 500 » :

Pour augmenter la limite d’éléments, l’ajout suivant pourrait être ajouté à la fin de l’URL :

https://api.pipedrive.com/v1/deals?api_token=&limit=500

Avec « limit=500 », un total de 500 éléments est affiché.
Plus de 500 ne peuvent être inscrits.

D’après notre expérience, cela n’est souvent pas suffisant. Il est donc nécessaire d’optimiser la requête au moyen de paramètres supplémentaires.

Spécifier la sélection des données en saisissant les paramètres :

Afficher uniquement les offres gagnées dans le JSON
Afficher les offres à partir d’un certain moment

Afficher uniquement les offres gagnées dans le JSON

Afin d’afficher uniquement les transactions gagnées à partir de Pipedrive dans Klipfolio ou dans le JSON chargé, l’URL de requête doit être étendue avec un paramètre.

À ce stade, nous aimerions souligner que Pipedrive fournit un très bon environnement de développement pour l’utilisateur. LIEN : https://developers.pipedrive.com/docs/api/v1/#!/Deals

Dans la section « Deals », nous pouvons sélectionner le statut de l’opération « won » dans la liste déroulante « Status » et créer une URL avec « Test Endpoint » – y compris la saisie du jeton.

Pour obtenir l’URL, il suffit de cliquer sur « Request ».

L’URL affichée peut maintenant être copiée et saisie dans Klipfolio comme une URL de requête.

Dans le JSON, sous « data » -> « deals », toutes les valeurs du champ « status » devraient alors être reportées.

Remarques :

Il est donc fortement recommandé de filtrer les données dans l’environnement fourni par Pipedrive, de générer une URL et de la saisir ensuite dans Klipfolio.

Afficher les offres à partir d'une date spécifique

Pour certains rapports, il est utile de pouvoir afficher les données à partir d’un certain moment afin de spécifier la requête.

Une possibilité pour cela serait dans l’environnement de développement de Pipedrive sous la rubrique « Det deals timeline » : https://developers.pipedrive.com/docs/api/v1/#!/Deals/get_deals_timeline

Les champs obligatoires qui doivent être remplis :

Start_date (A partir de quand souhaitez-vous recevoir les données)
Interval (Jour, semaine, mois, trimestre)
Amount (à partir de la date de début -> sélection du nombre d'intervalles)
Field_key (quel champ doit être sélectionné. À ce stade, vous pouvez sélectionner win_time, add_time, update_time, etc. Cela dépend de l'analyse)

Cliquez sur « test endpoint » pour afficher les données.

Bien entendu, vous pouvez affiner la sélection des données en utilisant les autres champs facultatifs.

L’URL générée peut alors être affichée sous « request » et saisie dans Klipfolio.

Un conseil :

Même si elle n’est pas directement visible dans la sélection des champs sous la rubrique « Get all deals » de Pipedrive, une limitation par date de début aurait également pu être faite à ce stade. Via le champ « filter_id », il est possible de sélectionner un filtre créé dans Pipedrive.
Si un utilisateur a créé un filtre dans Pipedrive pour toutes les affaires gagnées à partir de 2018 et que celui-ci est déclaré avec le nombre 200, il suffira de saisir le nombre 200 dans le champ.